Excel gratis: come usarlo senza pagare e da dove cominciare

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«Devo imparare Excel, ma non ce l’ho e non so da dove partire.» È una delle frasi che sentiamo più spesso in negozio, da chi cerca lavoro, da chi deve tenere i conti di casa o di una piccola attività, da chi deve preparare un preventivo. E quasi sempre arriva insieme a un’altra domanda: si può avere Excel gratis?

La risposta è sì, con qualche limite da conoscere. In questa guida vediamo come usare Excel senza pagare, quali alternative ci sono, e quali sono le prime cose da imparare per non perdersi fra righe e colonne.

Excel gratis esiste: le strade senza pagare

Microsoft offre Excel gratis in due modi, a patto di avere un account Microsoft, che si crea gratuitamente.

• Excel per il web, quello che molti conoscono ancora come Excel online: si usa dal browser, senza installare niente, con 5 GB di spazio sul cloud per salvare i file. Ha qualche funzione in meno della versione da installare, come le macro, ma per imparare le basi non manca nulla.
• L’app Excel per smartphone: gratuita per creare, aprire e fare le modifiche di base, ma solo su schermi fino a 10,1 pollici. Su un tablet più grande, senza abbonamento, i file si possono solo guardare. È un limite che quasi nessuno conosce e che sorprende chi compra un tablet pensando di lavorarci.

Chi vuole la versione completa da installare sul computer ha due strade a pagamento: l’abbonamento Microsoft 365 oppure Office Home 2024, che si compra una volta sola. Le versioni disponibili oggi sono elencate nella pagina di confronto di Microsoft.

Un consiglio importante: diffida dei siti che promettono di farti scaricare Excel gratis in versione completa. Nei computer che ci portano in laboratorio capita spesso di trovare virus arrivati insieme a una copia craccata di Office. La strada gratuita e sicura è quella qui sopra.

Le alternative gratuite a Excel

Se non vuoi un account Microsoft, ci sono due programmi gratuiti che fanno lo stesso lavoro.

• LibreOffice Calc: si installa sul computer, è gratuito e apre anche i file di Excel. Con le funzioni più avanzate, come le tabelle pivot o alcune formule, la conversione può non essere perfetta, e lo dice la stessa guida di LibreOffice. Ne parliamo anche nella nostra guida al software open source.
• Fogli Google: funziona dal browser con un account Google e permette di modificare direttamente i file Excel.

Per imparare, uno vale l’altro: celle, formule e grafici funzionano allo stesso modo. Ma se sai che al lavoro o a scuola userai Excel, conviene imparare direttamente su Excel per il web, che è gratis e ha comandi e menu molto simili a quelli della versione completa.

Da dove si comincia: le prime cose da imparare

Excel spaventa perché sembra infinito. In realtà per usarlo davvero bastano poche cose, e la stessa guida ufficiale di Microsoft sulle operazioni di base in Excel le mette più o meno in questo ordine:

1. Celle, righe e colonne: capire come ci si muove e come si scrivono dati, testo e numeri.
2. Somma automatica: il primo calcolo che fa risparmiare tempo, un clic per sommare una colonna.
3. Le formule semplici: sommare, sottrarre, moltiplicare, calcolare una percentuale.
4. Il formato dei numeri: euro, date, percentuali, perché un numero scritto bene si legge meglio.
5. Ordinare e filtrare: trovare subito quello che serve anche in un elenco lungo.
6. Un grafico: trasformare una tabella in un’immagine che si capisce al volo.

Con queste sei cose si tengono i conti di casa, si prepara un preventivo, si organizza un elenco clienti. Il resto si impara quando serve. Microsoft ha anche una sezione di formazione gratuita su Excel in italiano, in pratica un piccolo corso Excel gratis, utile per ripassare. E quando le basi ci sono, nei nostri trucchi e consigli per Excel trovi le scorciatoie più utili.

Non sei l’unico a partire da zero

Se ti senti indietro, sappi che sei in buona compagnia. Secondo l’Istat, nel 2025 poco più della metà degli italiani fra 16 e 74 anni, il 54,3%, aveva competenze digitali almeno di base. Secondo Eurostat, in Europa la media è del 60%. Vuol dire che quasi una persona su due parte proprio da dove parti tu, e che non è mai troppo tardi per cominciare. Ne parliamo più in generale nella guida su come imparare a usare il computer.

Come ti aiutiamo noi

Le guide online spiegano, ma quando una formula non torna serve qualcuno che guardi il tuo file insieme a te. Nel nostro corso Excel base le lezioni sono individuali e vanno al tuo ritmo. Si lavora sulla versione di Excel che hai già, quella per il web, quella sul computer o sul portatile che ci porti: non devi comprare nessun programma per cominciare. Se invece ti serve la versione completa, possiamo attivarti noi Microsoft 365.

Una cosa la diciamo subito, perché c’è chi la cerca: i nostri corsi non rilasciano certificazioni. Servono a imparare a usare Excel davvero, per il lavoro o per la vita di tutti i giorni. Quando le basi ci sono, si può proseguire con il corso Excel intermedio.

Domande frequenti