Aggiornato: luglio 2026
Fatture, contratti, moduli, ricevute: il PDF è ormai ovunque. Eppure la maggior parte delle persone ne sfrutta una minima parte. In questa guida vediamo cos’è, come crearlo e le operazioni più utili (unire, comprimere, convertire, firmare) — con un occhio importante alla privacy.
Cos’è il PDF (e perché è ovunque)
PDF sta per Portable Document Format: è nato nel 1993 da Adobe e dal 2008 è uno standard aperto ISO. Il suo segreto è semplice: un PDF si vede identico su qualsiasi dispositivo — mantiene impaginazione, caratteri e immagini così come li hai creati, che lo apra su un PC, un Mac o un telefono. Per questo è diventato lo standard dei documenti ufficiali.
Creare un PDF (spesso è già tutto lì)
- Da Word, Excel o LibreOffice: usa Salva con nome → PDF oppure Esporta in PDF
- Da qualsiasi programma: la funzione “Stampa su PDF” è integrata in Windows 10/11 e su Mac — al posto della stampante scegli “Microsoft Print to PDF” (o “Salva come PDF”)
- Da telefono: puoi trasformare foto di documenti in PDF direttamente da app di scansione
Leggere e firmare un PDF
Per leggere un PDF oggi basta il browser (Chrome, Edge, Safari lo aprono da soli) o il gratuito Adobe Acrobat Reader. Per firmare puoi usare la firma grafica di Acrobat Reader o, per la firma con valore legale, la firma digitale (ne parliamo nella guida a SPID, CIE e identità digitale).
Le operazioni più utili (e come farle gratis)
Unire, dividere, comprimere o convertire un PDF non richiede software costosi:
- Unire e dividere: PDFsam (gratuito, sul tuo PC)
- Comprimere un PDF troppo pesante da inviare via email
- Convertire in Word/Excel o da immagini a PDF
- Tutto in uno: siti come iLovePDF, Smallpdf o PDF24 Tools fanno praticamente ogni operazione dal browser
Serve modificare a fondo un PDF?
Per correggere testo o rifare l’impaginazione dentro un PDF servono strumenti dedicati: LibreOffice Draw apre e modifica i PDF gratis (con qualche limite), mentre Adobe Acrobat (a pagamento) è lo strumento professionale completo. Se hai un documento importante da sistemare, portacelo: lo mettiamo a posto noi.
Domande frequenti
Come creo un PDF gratis?
Da Word, Excel o LibreOffice con “Salva come PDF”, oppure con la funzione “Stampa su PDF” già integrata in Windows 10/11 e su Mac. Non serve installare nulla.
Come unisco più PDF in uno solo?
Con un programma gratuito come PDFsam sul tuo computer, oppure da siti come iLovePDF, Smallpdf o PDF24 direttamente dal browser.
Come riduco il peso di un PDF troppo grande?
Usa la funzione “comprimi” di PDF24, iLovePDF o Smallpdf; per documenti riservati meglio la versione offline PDF24 Creator, che lavora sul tuo PC.
È sicuro usare i siti online per i PDF?
Per documenti normali sì, ma i tuoi file vengono caricati sui loro server: per contratti, dati personali o buste paga meglio strumenti offline come PDF24 Creator o LibreOffice.
Come faccio a modificare il testo di un PDF?
Con LibreOffice Draw (gratis, con qualche limite) o con Adobe Acrobat a pagamento per un controllo completo. Se preferisci, lo sistemiamo noi.
- Wikipedia — Portable Document Format (PDF)
- PDF Association — Il PDF come standard aperto ISO 32000